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PorAlfredo Jiménez

[Guía] Teletrabajo y apoyo tecnológico en estos meses

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Este artículo está dedicado a quienes aún mantienen dudas sobre como implementar una transformación lo más rápida posible al teletrabajo.

Ofrezco alternativas de herramientas que puede ya tengas pero no aprovechas al máximo, así como algunas sugerencias en cuanto a cómo implementarlas.

Motivaciones: En Panamá, aún se esperan por lo menos tres semanas para llegar al pico de la actual pandemia del COVID-19. De ahí debemos considerar aún faltaría un período para llegar a la normalidad de actividades. Muchas empresas han tenido que cerrar sus puertas físicas, pero han aprovechado para trabajar en línea.

He recibido varias consultas al respecto y afortunadamente nuestra empresa está en la posición de ayudar, dado que nuestro trabajo se realiza mayormente en línea y siempre hemos trabajado de manera móvil.

La siguiente guía ofrece muchas alternativas si deseas investigarlas. Entendemos que cada empresa es diferente, por lo que estamos disponibles para atenderte de manera personalizada y así guiarte en elegir la mejor opción para tu negocio.

Preguntas más frecuentes

Este artículo está divido en los siguientes temas (puedes usar el enlace para saltar directo a un tema). Estos temas son las preguntas que más nos han hecho durante la semana y en las que hemos podido ofrecer soluciones rápidas.

¿Cómo atender llamadas?

¿Cómo agendar?

¿Como atender a los clientes?

¿Cómo cobrar?

¿Cómo seguir trabajando con mis colaboradores fuera de oficina?

Recomendaciones adicionales


¿Cómo atender llamadas?

Call Forwarding: Si tienes una línea telefónica en tu oficina sin central telefónica,  solicita a tu proveedor de telefonía que habilite la redirección de llamadas a un número móvil u otro desde donde puedas atender las llamadas fuera de la oficina. En el caso de centrales telefónicas, estas pueden tener esa funcionalidad habilitada y sería asunto de consultarle al proveedor de la central.

Yodel.io: Una alternativa, en especial si trabajas en equipo o departamentos, es habilitar una línea de central telefónica online. Una vez configurada, los colaboradores pueden usar un App para atender las llamadas. La central maneja extensiones y tiene opciones de recepcionista virtual para tomar mensajes o redirigir las llamadas a los colaboradores.

¿Cómo agendar?

Si ya no lo hacías, tanto tu cuenta iCloud, Gmail, como Outlook/Hotmail cuentan con calendarios donde puedes incluir todos tus eventos.

Más importante aún, si trabajas en un equipo o tienes asistente, ambos calendarios puedes compartirlos con la opción de que solo puedan ver las citas o incusive puedan editarlas.

Como compartir calendarios en Gmail/Google Suite

Como compartir calendarios en Outlook/Hotmail

Como compartir calendarios en iCloud / Apple Id

Ambas opciones son gratuitas, pero si deseas personalizar y gestionar estos servicios bajo una sola empresa o equipo, también es posible utilizando las suscripciones Google Suite u Office 365.

¿Cómo atender a los clientes?

Existen muchas herramientas para que puedas atender a tus clientes en línea.

Whatsapp: Esta es muy probable que ya la estes utilizando. Además, proveedores como Más Móvil están ofreciendo acceso gratuito a Whatsapp, por lo que es una alternativa válida utilizarla desde tu móvil o uno especialmente habilitado para atender por este medio.

Vectera: Si deseas que tus clientes puedan agendar contigo directamente en línea, puedes utilizar varios servicios. Una vez agendado, en el momento de iniciar la cita el cliente utiliza un enlace y desde su navegador en computadora o móvil, sin necesitar descargar un App o software, puede iniciar la cita. Pueden compartir imágenes, presentaciones, utilizar tu cámara y microfono/parlante para conversar.

Nosotros estamos utilizando Vectera desde hace meses, y actualmente es gratuito hasta el 1ro de Junio.

Zoom: Otra alternativa, aunque hemos leído que esta semana estuvieron enfrentando problemas por crecimiento de demananda, siendo un líder de mercado deben estar trabajando arduamente en superar el inconveniente.

Livestreaming: Te sugerimos organizar transmisiones tanto para mantener informados a tus clientes como para hacer demostraciones de productos. Redes sociales como Facebook, Instagram y YouTube tienen funcionalidad para transmitir en vivo.

Tu sitio web / redes sociales: Si bien puedes usar las redes sociales para atender, puede ser dificil la gestión de cada cuenta de red social para responder a todas las consultas. Si es posible, centraliza la información que requieren tus clientes en tu sitio web.

Chat: Si tienes un sitio web, puedes instalar una herramienta de chat o enlaces a las herramientas mencionadas antes para que tus clientes puedan mantenerse comunicados de manera fácil.

¿Cómo cobrar?

Uno de los temas donde estamos en mayor desventaja en Panamá, pero ¡si es posible cobrar en línea! con algunas limitantes…

Cuanto.app: no hemos tenido oportunidad de utilizar este proveedor, pero parece ofrecer la experiencia más fácil para cobrar por tarjeta de crédito desde su app, cobrando solamente por cada transacción. Debes descargar el App para suscribirte, gestionar tu cuenta y enviar enlaces para los cobros.

Paguelo Fácil: una empresa local con larga trayectoria en el cobro en línea. La barrera de entrada es mayor ya que además de las comisiones tienen un costo de afiliación y mensualidad. Tienen varios planes de servicio y como plataforma se puede extender para integrar con sitios e-commerce y demás. [Actualización: Paguelo Fácil está desde hace algunos días ofreciendo afiliaciones sin costo, aunque aún investigamos el tema].

2checkout: Es el proveedor internacional que utilizamos en ocasiones. Permiten el cobro en línea y son una plataforma de larga trayectoría. Solo cobran comisiones por transacción y su plataforma permite la integración con muchos servicios y sitios para e-commerce, pero validar la cuenta puede ser un proceso algo engorroso. Puedes recibir los pagos a una cuenta bancaria o una tarjeta debito Payoneer.

ACH: Los proveedores anteriores entonces depositan lo cobrado en tu cuenta bancaria. Muchos clientes tienen cuentas de banca en línea, por lo que también puedes confirmar con tu banco como ofrecer esta opción para recibir los cobros.

Yappy / Nequi : Servicios de Banco General y Banistmo, respectivamente, permiten enviar y recibir dinero en línea a través de sus Apps. No cobran comisiones pero si debes mantenerte dentro de sus límites para recibo de dinero.

Prepara un documento indicando los medios de pago que dispones para cobrar y así poder ofrecerle a tus clientes esta información de manera rápida.

¿Cómo seguir trabajando con mis colaboradores fuera de oficina?

Si bien la Ley de Teletrabajo en Panamá regula la parte administrativa de como acordar trabajar remotamente, las herramientas tecnológicas siempre han existido.

Anteriormente, mencionamos que las herramientas como Google Suite y Microsoft Outlook permiten colaborar con los calendarios.


Si tienes cuenta Gmail / Google: Ya puedes utilizar los servicios de Google Docs, que incluyen procesador de texto, hoja de cáculo, archivos y presentaciones. Cada uno de estos documentos puedes habilitar para que tus colaboradores los puedan visualizar y editar en vivo. No necesitan enviarse copias del documento ya que queda una sola copia centralizada. Además, se mantiene una bitácora de cambios, en caso haya que deshacer cualquier error.

Tu cuenta Google también ofrece Google Hangouts, para reunirte virtualmente con tus colaboradores utilizando tu cámara, microfono y parlantes/audifonos. Durante la reunión puedes presentar vídeos y documentos.


Si tienes una cuenta Outlook / Hotmail, puedes agregar una suscripción de Office 365. Si ya tienes Office 365, la suscripción además de permitirte usar Word, Excel y Powerpoint, permite compartir estos documentos online y colaborar en vivo

Si tu cuenta Office 365 es una suscripción de negocio o deseas aprovechar la versión gratuita, puedes utilizar Microsoft Teams para realizar reuniones virtuales con tus colaboradores utilizando tu cámara, microfono y parlantes/audifonos.


Si tienes un producto Apple (Macs, iPhone,  iPad), de seguro tienes una cuenta de iCloud, la cual ofrece una suite de aplicaciones en línea que también permiten colaborar.

Por último, si tienes computadoras en tu oficina a las que deseas mantenerte conectado, es posible instalar aplicaciones que permiten controlarlas desde otra computadora o tu móvil. Además, estas herramientas permiten controlar la computadora o ver la pantalla en vivo de un dispositivo de un cliente para poder guiarle.


Teamviewer: Ofrecen una versión gratuita para uso personal.

Connectwise: Tienen un plan básico grautito, así como herramientas para facilitar al conexión remota a clientes.

Si es posible, configura un horario en la computadora para que en caso de apagarse la misma se encienda de manera automática y no pierdas acceso a ella. En Windows las instrucciones varían según el modelo de PC. En Mac OS X es bastante sencillo.

Bonus Tip #1: Ofrece seguimiento a los clientes una vez todo se normalice

Debes estar preparado para que muchos clientes no puedan trabajar al 100% o necesiten prescindir de tus servicios de manera temporal. Si bien cada empresa enfrentará la parte administrativa y financiera de manera distinta, les recomiendo mantener la comunicación con estos clientes y, una vez se normalice la situación, recordarles que estás disponible para ofrecerle tus servicios de manera regular.

Para ello, puedes usar las herramientas mencionadas anterioremente y crear recordatorios. Lo ideal sería tener toda la información de tu cliente centralizada en un CRM, de tal manera que al momento de retomar la comunicación con ese cliente tengas a mano toda la información que necesitarán para reiniciar sus operaciones. Los CRM también ofrecen recordatorios, además herramientas para gestionar y priorizar estas próximas oportunidades.

Bonus Tip #2: Promocionate como una empresa que aún puede apoyar a sus clientes

En este artículo hemos ofrecido muchas alternativas, inclusive gratuitas, para poder seguir trabajando, entendiendo que los presupuestos pueden estar limitados. Sin embargo, si el presupuesto lo permite, también es un buen momento para invertir en publicidad en línea, dado que algunos mercados van a tener un costo menor por la disminución de demanda. Las campañas en línea pueden empezar con bajos costos y en lo que avanzan se pueden disminuir o aumentar, según sus resultados. Si tu negocio puede seguir operando, se convierte además en un diferenciador que clientes prospectos pueden estar buscando en estos momentos.

Más información: How COVID-19 Has Impacted Google Ads Results for 21 Industries [Data]

Bonus Tip #3: Palabras de mi padre

Les comparto como conclusión la recomendación de parte de mi padre, que me parece acertada desde el punto de vista de estar siempre preparados:

Esto ha sido solo un ensayo y volverá a pasar.

Si deseas conocer más sobre cualquiera de las opciones y recomendaciones que hemos compartido, estaremos atentos a tus comentarios.

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PorAlfredo Jiménez

Emprendimiento iNdependent

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En Independent Solutions nos encontramos a pocos días de iniciar nuevos proyectos. Aparte del reto que traen, restarán tiempo para otras tareas cotidianas.

Es por esto que quería aprovechar en compartir por lo menos una novedad que hace tiempo deseaba presentarles.

Hace algunos meses, estuve apoyando a mi madre para que tenga su propio Blog. Con mucho orgullo les comparto el enlace:

Delfilia Arjona: Pensamientos Sobre Transformación.

Si quieren conocer el origen de este proyecto, les invito a continuar leyendo aquí primero.

Inicialmente, me encargaba de pasarle desde un archivo Google Docs (que también le enseñé a utilizar sin contratiempos) el texto a su cuenta en WordPress.com. Le ayudaba con el formato, imágenes y algún parrafo en colaboración.

 

A los pocos meses, siguiendo el cliché del «pajaro que aprende a volar», me involucré menos. Ya ella directamente en WordPress redactaba sus publicaciones, agregaba formato y elegía las imágenes a utilizar. Me limité principalmente a editar temas menores de ortografía y semántica.

Lo que más me ha agradado de la experiencia es el resultado de un Blog que no solo menciona temas de emprendimiento y transformación digital, algo que hay contenido de sobra en Internet. Además nos muestra la óptica desde una persona con quienes muchos se pueden identificar. Alguien que está todo día a día en la calle, hablando con otros empresarios y que además nos explica desde sus propias experiencias el punto de vista humano que no debemos olvidar al implementar soluciones de transformación digital.

Concluyo compartiendoles uno de mis escritos favoritos del blog: 

Un Verdadero Líder

Pronto estaré compartiendo más de y participando en el blog a través de los comentarios y les invito a ustedes también a hacerlo. Lo consideraría un favor personal ya que conocer de estas experiencias nos ayuda a no olvidar el factor humano dentro de nuestros proyectos.

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PoriSolpa

¡Ya Son 11 Años!

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